🏨 Asistan Önbüro

Konaklama tesisleri, misafir giriş ve çıkış bilgilerini yasal olarak Kimlik Bildirim Sistemi (KBS)'ne iletmek zorundadır. Asistan Önbüro, bu bildirimleri hem Polis hem Jandarma sorumluluk bölgesindeki tesisler için doğrudan program üzerinden otomatik gönderir.

Bilgileri e-Devlet/EGM ekranına tek tek girmenize gerek kalmaz. Yoğun saatlerde bildirimi unutmaktan veya geç kalmaktan kaynaklanabilecek cezai riskler ortadan kalkar.

Yasal çerçeve, hangi tesislerin bildirim yapmak zorunda olduğu ve özelliklerin tamamı için otel kimlik bildirim programı sayfamızı inceleyebilirsiniz.

Resepsiyonda misafir bilgilerini tek tek klavyeden girmek hem zaman alır hem de yazım hatalarına açıktır; yoğun giriş saatlerinde önbüroda sıra birikir. Asistan Önbüro bu işi telefon, tablet ya da bilgisayarın kamerasıyla saniyelere indirir.

Misafirin kimlik kartını, pasaportunu ya da ehliyetini kameraya tutmanız yeterli. Ad, soyad, kimlik/belge numarası ve doğum tarihi gibi alanlar önbüro ekranına kendiliğinden gelir; siz yalnızca kontrol edip kaydedersiniz. Böylece elle yazma yükü de yanlış girme riski de ortadan kalkar.

Nasıl çalışır?

• 1. Tarama ekranını açın: Resepsiyondaki telefon, tablet ya da bilgisayardan tarama sayfasını açın; ayrıca bir uygulama kurmanıza gerek yoktur.
• 2. Belgeyi okutun: Misafirin kimliğini, pasaportunu veya ehliyetini kameraya tutun; bilgiler anında tanınır.
• 3. Önbüroya aktarın: Tanınan bilgiler şifreli olarak önbüro programına geçer; kontrol edip kaydedersiniz.

Hangi belgeleri okur?

• T.C. Kimlik Kartı — ad, soyad, T.C. kimlik numarası ve doğum tarihi.
• Pasaport — alt kısımdaki makineyle okunabilir satır (MRZ) dahil; yabancı misafirlerde uyruk ve belge numarası da alınır.
• Sürücü Belgesi (Ehliyet) — üzerindeki kimlik bilgileri.

TGA (Türkiye Turizm Tanıtım ve Geliştirme Ajansı), konaklama tesislerinin istatistik verilerini merkezi bir sisteme iletmesini ister. Bu veri paylaşımı 2026/1 sayılı Genelge ile zorunlu hale gelmiştir.

Asistan Önbüro, seçtiğiniz ay için TGA formatında aylık istatistik raporunu sizin yerinize hazırlar. Tek yapmanız gereken ayı seçip "Raporu Getir" demek; çıkan tabloyu TGA paneline girersiniz.

Rapor neleri otomatik hesaplar?

• Konuk ülkesi (uyruk) bazında satırlar ve toplam.
• Hafta içi / hafta sonu ayrımıyla giriş, geceleme ve satılan oda-gece sayıları.
• Ortalama oda fiyatı (EUR) — ayın son iş günü TCMB döviz satış kuru ile otomatik çevrilir; vergiler ve kahvaltı hariç net tutardır.
• Sonucu PDF olarak önizleyip yazdırabilirsiniz.

Not: Asistan Önbüro; istatistik raporunu TGA'nın istediği formatta hazırlayarak bildirimi kolaylaştırır.

Bu yönüyle Asistan Önbüro, TGA uyumlu (TGA entegre) bir otel programıdır; istatistik raporunu TGA'nın istediği formatta otomatik üretir.

👉 Detaylı bilgi ve sık sorulan sorular: TGA İstatistik Raporu — API zorunlu mu?

Misafirinize e-fatura ya da e-arşiv keserken TC/pasaport no, ad, soyad, adres, telefon, e-posta ve konaklama/harcama tutarlarını portala tek tek elle yazmak hem zaman alır hem de yazım hatasına açıktır. Asistan Önbüro'nun "E-Faturaya Aktar" özelliği bu işi sizin yerinize yapar.

• Birçok portalla çalışır: Otellerin kullandığı özel e-fatura portallarının pek çoğunda kolaylık sağlar. Her alanın portalınızdaki yerini bir kez tanımlarsınız; özel bir entegrasyon ya da ek kurulum gerekmez.
• Tutarları otomatik hesaplar: konaklama bedelini (oda ücreti × gece sayısı) ve folyodaki ekstra harcamaları kendisi getirir.
• Vergi dahil/hariç seçimi tercihinize göre ayarlanır ve kalıcı olarak hatırlanır.
• Bir kez hazırla, hızlıca aktar mantığıyla çalışır; elle yazımdan kaynaklı hatalar büyük ölçüde azalır.

Not: Özellik, sizin açtığınız portaldaki alanlara yazım yaparak çalışır; faturayı her zaman siz kontrol edip onaylarsınız.

Misafirlerine kablosuz internet sunan tesisler, erişimi yalnızca o an konaklayan, kaydı yapılmış misafirlere açmak ister. Birçok otel bunun için yalnızca bir liste dosyası okuyabilen hotspot / WiFi yönetim programları kullanır; bu listeyi elle güncel tutmak ise hem zahmetli hem hataya açıktır.

Asistan Önbüro, o an konaklayan misafirlerin oda ve kimlik bilgisi listesini otomatik olarak güncel tutar. Hotspot yazılımınız bu listeyi okuyarak interneti doğru misafirlere açar; sizin ek bir işlem yapmanıza gerek kalmaz.

• Otomatik güncellenir: misafir girişi, çıkışı veya oda değişiminde liste kendiliğinden yenilenir; çıkan misafir listeden düşer.
• Elle giriş yok: oda numarası ve kimlik bilgisi doğrudan önbürodan geldiği için ayrıca yazmanıza gerek kalmaz.

Room Rack Ekranı, Rezervasyon ve Oda Takibi

Asistan Önbüro'nun bu ekranı, tüm odaların tarih bazında hareketlerini gösteren bir tablodur. Resepsiyonist ihtiyaç duyabileceği tüm oda bilgilerini bu tabloyu kullanarak elde edebilir. Buradan, seçtiği tarihteki tesise gelecek veya tesisten ayrılacak müşterileri, kimlik bilgileri eksik bırakılmış misafirleri, dolu, boş, kirli, temiz odalarını görebilir, rezervasyon ve check in isteklerine anında cevap verebilir.

Ekstra Harcama ve Kısmi Ödemeler

Bu ekrandan, müşterilerin konaklarken yaptığı harcama ve ödemeleri hesaplarına yazılabilir. Tesisin gelir ve giderleri işlenebilir.

Müşteri Foliosu

Müşterilerin tüm borçları (toplam oda ücreti, harcamaları ve ödemeleri) "Müşteri Folio"su raporunda görülebilir.

Kasa Raporu

Misafirlerin konaklama ve harcamaları neticesinde gerçekleşen oda gelirleri ya da "Ekstra Harcamalar ve Kısmi Ödemeler" ekranından tesisin diğer gelir ve giderlerinin işlenmesi neticesinde doğan para hareketleri bu raporda görülebilir.

Diğer Raporlar ve Grafikler

KBS e-Devlet/EGM sistemine Asistan Önbüro'dan kaydedilen misafirlerin listesi, istenilen tarih aralıklarında "Misafir Kimlik Bilgileri Listesi"nden alınabilir, çeşitli kriterlere göre sorgulanabilir; rapor Excel, PDF ya da Word olarak kaydedilebilir.

Tesislerin günlük olarak tutmak zorunda oldukları, "Günlük Müşteri Listesi/Maliye Listesi" yazdırılabilir.

Gelen Misafirler Listesi, Konaklamakta Olan Misafirler Listesi, Gelecek Misafirler Listesi, Giden Misafirler Listeleri alınabilir.

• "Vip Listesi" veya "Kara Liste"ye kaydedilen kişilerin tesise tekrar gelmesi durumunda, kimlik kayıtlarının sorgulanması ya da kaydedilmesi esnasında program uyarı vererek kullanıcıyı bilgilendirir.
• Sürekli müşterilerin kimlik bilgileri her defasında yazmaya gerek kalmaksızın listeden seçilebilir.
• Müşterilere veya personele bırakılan mesajlar takip edilebilir.
• "Otomatik yedekleme" fonksiyonu mevcuttur.

💬 Satın Alma ve Bilgi İçin İletişime Geçin

Asistan Önbüro'yu hemen şimdi indirip kurabilir ve 15 gün boyunca ücretsiz deneyebilirsiniz. Programı kendi tesisinizde, kendi verilerinizle rahatça test edin.

Bölgenize uygun kurulum dosyasını indirin:

Kurulumu kendiniz yapmak istemezseniz, bizimle iletişime geçin — uzaktan bağlanıp kurulumu ve Polis/Jandarma KBS ile TGA istatistik ayarlarını sizin için yapılandıralım.